Studio Administrator

As part of the managing team of our Satellite studio in Gran Canaria, you will work in collaboration with our production/studio coordinator and under the responsibility of the two associates of Fortiche and the Chief Financial Officer. You will ensure the administrative coordination of the studio in connection with the support teams in Paris and our outsourced contracts, payslips and accountancy team in Gran Canaria.

MISSIONS

ADMINISTRATIVE COORDINATION

• Support our studio coordinator and Paris administration team with all administration aspects of the studio : contracts, payslips, accountancy and tax rebate process. You’ll be Fortiche Point Of Contact with all admin and legal providers.
• Set up and follow-up budget and admin monitoring processes and tools between providers, you and Paris and also internally in the studio with the studio coordinator.
• Support the soft landing of the employees
• Coordinate the VISA application process for the non european employees
• Prepare NIE and social security files for foreigners
• Check and process all the contracts and payslips between the outsourced contracts and payslips company and our studio coordinator
• Prepare and check all the invoices before sending them to our accountancy subcontractor.
• Report to Paris team : CFO, accountancy, HR for contract matters and finance controller.
• Support Studio coordinator with the sourcing and negotiations with Canarian Facilities and IT potential subcontractors.
• Set up and follow-up all the Riesgos laborales obligations.

COMMUNICATION

• Ensure smooth communication with support functions in Paris.
• Ensure good communication with the facilitation supervisor and facilitators

*Spanish version*

Como parte del equipo directivo del estudio satélite de FORTICHE en Gran Canaria, la Colaboradora trabajará junto con el coordinador de producción/estudio y bajo la responsabilidad de los dos asociados de FORTICHE, así como el Director Financiero.

La Coordinadora asegurará la coordinación administrativa del estudio en relación con los equipos de apoyo en París y el equipo de contratación externa, nóminas y contabilidad en Gran Canaria.

COORDINACIÓN DEL ESTUDIO.

Dentro de las funciones y competencias de la Colaboradora, se encuentran las siguientes:

• Apoyo al coordinador de estudio y al equipo de administración de París en todos los aspectos administrativos del estudio: contratos, nómina y contabilidad, siendo el contacto de FORTICHE con todos los proveedores administrativos y legales.
• Configurar el presupuesto y los procesos y herramientas de control administrativo entre los proveedores y París, así como internamente en el estudio con el coordinador del estudio.
• Apoyar la incorporación de los empleados de FORTICHE.
• Coordinar el proceso de solicitud de VISA para los empleados no europeos.
• Preparar la documentación relativa al NIE y de la Seguridad Social para los empleados extranjeros.
• Revisar y procesar todos los contratos y nóminas entre la compañía de contratos y nóminas subcontratadas y nuestro coordinador de estudio.
• Preparar y comprobar todas las facturas antes de enviarlas al empresa subcontratada de contabilidad.
• Archivar todas las facturas y archivos de contabilidad en el servidor.
• Informar al equipo de París: CFO, contabilidad, RRHH para asuntos contractuales y controlador financiero.
• Coordinar el Estudio de Apoyo con el abastecimiento y las negociaciones con las instalaciones canarias y los posibles subcontratistas de TI.
• Seguir todo el proceso de Riesgos Laborales

COMUNICACIÓN

• Asegurar una comunicación fluida con las funciones de apoyo en París.
• Asegurar una buena comunicación con el supervisor de facilitación y los facilitadores